El ser y el deber ser de la transparencia
Romero Gudiño, A. (coordinador). (2015). Fiscalización, transparencia y rendición de cuentas. México: Comisión de Vigilancia de la Auditoría Superior de la Federación. LXII Legislatura. Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión.
Equipo del Departamento de Archivo y Resguardo
Empleados ORFIS
En el ORFIS los archivos son importantes porque proveen de evidencias de las acciones del pasado y el presente, relacionados con los temas más sensibles de la sociedad, como es la transparencia y la protección de datos personales.
Cuando pensamos en el valor democrático de las instituciones, en pocas ocasiones se visibiliza el papel de los archivos como guarda y salvaguarda que garantiza la sana democracia. Como se señala en la Declaración Universal de los Archivos, adoptada por la Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos Oslo, en septiembre de 2010:
Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado. Los documentos son fuentes confiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.
El Órgano de Fiscalización Superior (ORFIS), consciente de la relevancia de la gestión de sus archivos, tiene en el Departamento de Archivo y Resguardo el equipo de trabajo y las condiciones necesarias para que éstos sean accesibles conforme a derecho. Esta adecuada gestión está enmarcada en las políticas y normas legales en materia de archivos. Por ello, en esta ocasión les mostramos el trabajo de los integrantes de este Departamento.
Rosendo Herrera Huerta
Jefe del Departamento de Archivo y Resguardo
Licenciado en Derecho y maestro en Política y Gestión Pública, Rosendo Herrera Huerta dirige este Departamento con profesionalismo y diligencia. Reconoce con orgullo la relevancia de su área, «Los archivos son importantes porque son memorias documentales, de un país, de un estado, de una institución. En el ORFIS son importantes porque nos proveen de evidencias, de pruebas de las acciones sucedidas en el pasado y en el presente. Tienen una relación con los temas más sensibles de la sociedad, como es la rendición de cuentas, la transparencia, el acceso a la información y la protección de datos personales».
No sólo resguardan la información de ORFIS, también la de los 212 ayuntamientos. Información que se envía al Archivo General del Estado para su autorización, aprobada también por el Comité de Transparencia.
La labor del Jefe de Departamento ha estado dedicada al servicio público. «Mi primer trabajo fue en la Secretaría de Finanzas viendo cuestiones fiscales, procedimientos administrativos, cumplimiento de obligaciones. Posteriormente entré a la Secretaría de Seguridad Pública en el área de recursos materiales». En el ORFIS tiene cuatro años de experiencia, inició en el Área de Adquisiciones y Recursos Materiales, posteriormente pasó al Departamento que actualmente dirige.
Conocedor cabal de la normatividad de los archivos del Órgano, pero sobre todo de las disposiciones oficiales, lineamientos y legislaciones, es quien nos explica detalladamente cada uno de los pasos del proceso de resguardo de los archivos.
Entre ellos el ciclo vital de un documento, conocido también como gestión documental, la cual involucra desde que se crea, se produce, se ordena, se organiza, se consulta y se conserva. Esta última, forma parte del archivo histórico, depende de la vigencia y la disposición documental necesarias.
No sólo se ha fortalecido la relevancia de los archivos, sino también las acciones normativas para garantizar su conservación. «Desde el 4 de mayo de 2015 con la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en su artículo 24 fracción primera, se establecen los requerimientos de los sujetos obligados: constituir y organizar sus archivos de gestión documental. El 29 de septiembre de 2016, se publica la Ley 875 de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el estado de Veracruz y de igual modo se establece la obligación de constituir los archivos. También el 4 de mayo, pero de 2016, se constituyeron unos lineamientos para los archivos, lo que habla de un sistema institucional de archivos: conjunto de estructuras, criterios, procedimientos».
En el ORFIS, la gestión de archivos funciona a través de varias unidades, de acuerdo con la normatividad: un área coordinadora de archivos, el Comité de Transparencia y las áreas operativas, la que ejecuta las acciones, los responsables de los archivos de trámite, un responsable de archivo de concentración y un responsable de archivo histórico.
Una labor minuciosa que abona con la política de transparencia del ORFIS, realizada por un equipo comprometido con el esfuerzo común, que como «todo esfuerzo debe atesorarse, valorarse y disfrutarse».
Julio César Martínez Villanueva
En este Departamento, Julio César es el responsable directo de la conservación física de los archivos. Su experiencia en el ORFIS es una de las más prolongadas, con casi catorce años en la Institución, nos relata que en principio llegó al área de seguridad, pasando por otras áreas, para finalmente llegar al archivo. Precedida por una valiosa experiencia laboral y de vida.
«He tenido muchos trabajos afortunadamente; me quedé en la carrera trunca de Derecho. Hace muchos años trabajé en el Ayuntamiento de Xalapa y en Laguna Verde, también tuve otros trabajos que tuvieron que ver con las ventas. En el Ayuntamiento trabajé en la Dirección de Fomento Deportivo y en Laguna Verde estuve en el área de seguridad. Anduve en el área de ventas, una trayectoria larga». En el ORFIS, su labor actual consiste en el mantenimiento de los archivos, la observación a la humedad, la conservación de los documentos, el orden; y también en apoyar la entrega recepción de los documentos.
Un trabajo que abarca cuatro áreas del Departamento, y en un cálculo estimado de Julio César, consta aproximadamente de nueve mil cajas con documentación.
«Básicamente mantener en observación la humedad, el estar constantemente pendiente de las áreas, que las ventanas estén bien cerradas. Contamos con dos deshumidificadores sobre todo para la época de lluvias o época de fríos, yo me encargo de mantenerlos funcionando para ubicarlos en las áreas más requeridas. Checar las puertas, como todo el edificio, mantener observación de detalles».
Hombre de carácter amable y con un sentido de arraigo a su labor, así como de agradecimiento a sus experiencias, nos confiesa:
«En todas las áreas que he estado, he aprendido, llegué al área de Vigilancia con un conocimiento muy bueno, pues venía de Laguna Verde, un área vital en seguridad. Allí aprendí muchas cosas que realmente no es lo que se dice afuera. Y después, aquí, estuve en un área muy importante, en Seguridad Vehicular, donde aprendí mucho y en Mantenimiento. En Archivo es una área muy bonita porque he aprendido mucho y con unos compañeros excelentes, y tenemos un jefe que nos ayuda a crecer y aprendemos mucho de él. Estoy muy contento de estar en el archivo, se está haciendo una revolución de lo que debe ser el archivo, tenemos que quitarnos los conceptos que tenemos del archivo de antes, ahora son palabras mayores».
Fernando Arroyo Pacheco
Con un perfil de Administrador de Empresas y experiencia profesional en la administración, tanto pública como privada, Fernando Arroyo Pacheco nos explica la impronta de su Departamento:
«Es un área de servicio en la cual se busca que la información y la documentación de la institución se resguarde adecuadamente, pues deben asegurarse la integridad de los documentos, para que también las áreas administrativas puedan hacer consultas a la administración».
Antes de llegar al puesto que desempeña actualmente, estuvo en la Unidad de Transparencia del ORFIS. «Estudié administración de empresas en el Instituto Veracruzano de Educación Superior (IVES). Hice mi servicio social en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), estuve ocho meses en el área administrativa, pago de viáticos, inventarios, facturas a proveedores, después trabajé tres años en un banco».
Su labor está determinada por los roles de su área, donde deben responder a las solicitudes del resto de las áreas del Órgano: «Todas las áreas administrativas tienen un sistema mediante el cual pueden solicitar la información que ellos han cargado o generado, sólo aparece de su área, hay una autorización previa del titular, pasa al archivo de concentración. El jefe del Departamento es el encargado de la solicitud».
Consciente de que la Ley de transparencia exige a los sujetos obligados a publicar en un portal de transparencia su catálogo de disposición documental y su guía de archivos departamental, nos señala cómo él y sus compañeros han estado trabajando en los nuevos lineamientos. Para responder a estas nuevas demandas, el ORFIS cuenta con un Sistema actualizado.
«Nosotros tenemos un sistema que se llama Sistema Integral de Archivos, es un sistema automatizado, el cual nos permite que toda la documentación ingresada se controle. Físicamente el Departamento se debe encargar de que la documentación se encuentre en optimas condiciones, que no sufra de humedad, que este legible, que se encuentre integra, que se encuentre bien organizada».
Fernando nos explica los tipos de archivos con los que cuenta su Departamento, su vigencia de acuerdo con los nuevos lineamientos, y sus probables transiciones:
Archivo de trámite: en éste se encuentran todos los documentos de uso cotidiano para el desarrollo de las actividades de cada área administrativa, con un resguardo de uno a dos años. Estos archivos son transferidos, en primera instancia, por el responsable de cada área.
Archivo de Concentración: un archivo de uso esporádico. Es el paso obligado para los documentos que se trasladarán al archivo histórico, si es considerado pertinente de acuerdo con los lineamientos.
Archivo Histórico: básicamente es la memoria documental de la institución, el documento permanente de su trayectoria.
José Ángel Flores Rodríguez
Encargado del Sistema Institucional de Archivo y con un perfil de licenciatura en Informática Administrativa, José ángel Flores Rodríguez tiene casi diez años de experiencia en el ORFIS.
«Llegué al ORFIS directamente a este Departamento. Soy el encargado del Sistema Integral de Archivo que ahora con los nuevos lineamientos para la organización y conservación de los archivos cambia de nombre a Sistema Institucional de Archivos.
Por medio del software se da servicio de préstamo y consulta de documentación a las áreas administrativas. Internamente los compañeros tienen instalados en cada área dicho programa para hacer envío de documentación, solicitar servicio de préstamo o consulta. Nosotros tenemos el sistema administrador dentro del archivo. Se tiene un archivo bastante amplio, organizado y controlado. Se va depurando, tiene una vigencia, un periodo».
El Sistema permite que se responda con mayor prontitud a las solicitudes, debido a su digitalización y a los reglamentos conocidos por cada una de las áreas, las cuales requieren sobre todo documentación de tipo administrativo, como las cuentas públicas de los ayuntamientos. Así, el Departamento cumple con su labor de sistematización, prevaleciendo el orden y control que permite a las áreas ser más organizadas y más cuidadosas con los envíos. Labor relevante para la tarea de fiscalización, como señala José Ángel.
«Es importante porque se debe resguardar y se debe hacer sobre todo con confidencialidad, nos han hecho hincapié en que la documentación reservada es de muchas áreas y hay que tener un cuidado y un control, resguardarla como es debido».
El ser y el deber ser de la transparencia
Romero Gudiño, A. (coordinador). (2015). Fiscalización, transparencia y rendición de cuentas. México: Comisión de Vigilancia de la Auditoría Superior de la Federación. LXII Legislatura. Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión.
Los términos de fiscalizacion, transparencia y rendición de cuentas han cobrado una mayor visibilidad en los últimos años, tal ha sido su papel que han transitado del concepto teórico a principios imperantes y obligatorios en la gestión pública en nuestro país, factor fundamental en la relación gobernantes-gobernados.
La entrega a las instancias correspondientes y disponibilidad para los ciudadanos de la información relacionada con el uso de los recursos públicos es fundamental, ya que brinda elementos para señalar abusos, fallas, imprecisiones y omisiones.
El libro que en esta ocasión reseñamos es el segundo tomo de un proyecto iniciado en 2014 por la Comisión de Vigilancia de la Auditoría Superior de la Federación (disponible en línea en: archivos.diputados.gob.mx/Centros_Estudio/UEC/prods/FISCALIZACION_2.pdf), en él se compilan, en 808 páginas, estudios y evaluaciones de reconocidos especialistas a nivel nacional e internacional en una publicación que refleja el esfuerzo que está llevando a cabo el Instituto Nacional de Ciencias Penales a través de la Maestría de Estrategias Anticorrupción y Estado de Derecho.
Los rigurosos ensayos de este libro brindan una panorámica tanto del ser como del deber ser de las temáticas que dan título a la obra, y resultan un punto de referencia fundamental en los tiempos que corren en los cuales la legislación al respecto se encuentra en una etapa germinal, la cual deberá continuarse con la legislación secundaria que con el tiempo vaya surgiendo y la instrumentación de las adecuaciones institucionales necesarias.
Entre los textos compilados destacan: el ensayo firmado por Ricardo Sodi y Eréndira Salgado, quienes exponen el proceso seguido por las reformas y cómo se llegó a establecer un diseño adecuado para las circunstancias de nuestro país. Más adelante, Luis José Béjar Rivera, presenta una serie de consideraciones sobre el régimen de la función pública en México, a partir de las cuales propone un marco jurídico para entender las responsabilidades de los servidores públicos.
Por su parte, Cecilia Licona centra su atención en la transparencia, contextualizando las reformas para garantizar el derecho a la información y su correlación con el derecho internacional, finalizando con una serie de áreas de oportunidad que considera necesario atender. En su momento, Manuel Quijano Torres reflexiona sobre la administración pública y su evolución a lo largo del tiempo, estableciendo que el cambio de época amenaza a ésta con la obsolescencia, así como con la incapacidad de atender a las necesidades sociales que justifican su existencia.
En un extenso ensayo que consideramos imperdible para los interesados en estos asuntos, Roberto Rives indaga los orígenes del término accountability remontándose a tiempos precristianos y desde esos antecedentes señala cuáles han sido las instituciones destinadas en nuestro país al control de las cuentas y caudales públicos. Así entre otros varios análisis de una obra no sólo válida para especialistas sino también para ciudadanos que gusten de informarse para fundamentar su opinión.
A decir del magistrado presidente del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa, Manuel Hallivis Pelayo, y actual presidente de la Asociación Internacional de Altas Jurisdicciones Administrativas (organismo que agrupa Consejos de Estado o Tribunales Administrativos de más de 68 países y 10 países observadores), quien escribe la presentación de este libro: «Con todas estas aportaciones, sumadas a las del Tomo 1, contamos con un texto completo, armónico, interdisciplinario y propositivo, que coadyuvará a la comprensión de las reformas en materia de transparencia y de anticorrupción, convirtiéndose en una obra obligada de consulta que se publica en el mejor momento: a tiempo para informar a la sociedad de lo que significan las reformas en materia de transparencia y de anticorrupción y a tiempo para ser tomados en cuenta en el diseño de la legislación secundaria anticorrupción, reformas que constituyen el camino adecuado para fortalecer y profesionalizar el servicio público. No hay duda de que el gobierno debe ser un instrumento eficaz, ordenado y serio que llene plenamente las expectativas del Pueblo de México y de que estas reformas son uno de los instrumentos que ayudará a lograrlo».